NIF sin apostilla para vendedores online: lo que nos respondió la AEAT por escrito

2026-10-31 · IberTrust Global

De nuestros expedientes · contestación escrita de información de la AEAT obtenida por IberTrust (ref. 2026CTE81350003S, 28 oct 2026)

La pregunta del cliente era sencilla. Una empresa de fuera de la UE vende solo por Internet —marketplaces y web propia— a clientes en España. No tiene oficina, almacén ni personal en España. Ya dispone de un NIF-IVA de otro Estado miembro, válido en VIES. Ahora necesita un NIF español.

La respuesta habitual que había oído: «Apostille los documentos de la sociedad, tradúzcalos con traductor jurado y espere». Para una empresa fuera de Europa, eso son semanas de mensajeros, notarios y consulados antes de abrir el expediente en España.

Habíamos leído la información de la propia AEAT y sospechábamos que había un atajo para vendedores online. Sospechar no basta cuando la cuenta de marketplace de un cliente está esperando, así que lo preguntamos por escrito a la Agencia Tributaria. El 28 de octubre de 2026 contestó.

Qué dijo realmente Hacienda

La contestación recuerda primero la regla general: los documentos extranjeros deben traducirse oficialmente y apostillarse según el Convenio de La Haya (o legalizarse). Después describe un caso especial para comercializadores por plataformas o páginas web. La frase clave:

«…sin necesidad de exigir la Apostilla de la Haya o la legalización de los documentos, para aquellos casos en que los que el vendedor ya disponga de un NIF IVA en otro estado de la Unión Europea, lo que podrá ser objeto de contraste a través de VIES.»

Y la condición que la acompaña:

«Deberá además aportar un certificado emitido por la entidad propietaria de la plataforma/página web comercializadora…»

Ese certificado debe indicar que la entidad ha suscrito un contrato con la plataforma y que tiene intención de vender en España y en otras páginas europeas.

Lo que casi todos pasan por alto: dos NIF, en orden

1. NIF M para el representante legal extranjero (modelo 030), salvo que ya tenga NIE o NIF. La AEAT advierte que «no es válido utilizar el pasaporte ni el número de identificación fiscal del país de origen».
2. NIF N para la entidad (modelo 036, declaración censal de alta) con la documentación. La contestación concluye que deben realizarse «ambos procedimientos de solicitud de NIF (primero el NIF M y luego el NIF N)».

Qué cubre la excepción y qué no

Aquí somos prudentes a propósito. El caso especial se refiere a la identificación de la entidad: la certificación registral o fiscal que acredita su existencia. El poder de representación figura como requisito aparte y la contestación no lo exime. En nuestra práctica:

• Certificado de existencia / registral: sin apostilla en el caso especial. Debe haberse expedido en los seis meses anteriores a la solicitud.
• Poder de representación a favor de un gestor en España: lo seguimos aportando notarial y apostillado. Ahorrar dos semanas no sirve si el expediente se rechaza por el único documento no cubierto.
• Si firma el propio representante legal y así consta en la certificación registral, la contestación indica que basta esa certificación.

Traducción: un segundo ahorro

Con cita del artículo 15 de la Ley 39/2015, se admite para documentos en francés, inglés o italiano una traducción no oficial al castellano, acompañada de una declaración responsable del representante de que responde al contenido íntegro. Otros idiomas siguen necesitando traducción oficial.

Lista de documentos

Quién no puede acogerse

• Empresas sin NIF-IVA de otro Estado de la UE o con uno no válido en VIES.
• Quien no vende por plataformas o páginas web.
• Entidades con establecimiento permanente en España.
• Quien no obtiene el certificado de la plataforma: se aplica la vía general (apostilla o legalización y traducción oficial).

Errores frecuentes

• Presentar el 036 con el pasaporte del administrador sin haber obtenido antes el NIF M.
• Usar un extracto registral de más de seis meses.
• Creer que «sin apostilla» vale para todo y enviar el poder sin apostillar.
• Olvidar el certificado de la plataforma.
• Aportar traducción no oficial de un documento en alemán o chino.
• No explicar el caso especial: adjuntamos una nota que cita el NIF-IVA, la comprobación en VIES y la regla para vendedores online.

Qué valor tiene esta contestación

Según el artículo 87 de la Ley General Tributaria, es mera información de los criterios administrativos, no una consulta vinculante de la Dirección General de Tributos. Cada expediente se revisa con sus documentos.

Preguntas frecuentes

¿Se puede obtener el NIF español sin apostilla?

Sí, para los documentos de identificación de la entidad, si vende online, tiene NIF-IVA de otro Estado de la UE válido en VIES y aporta el certificado de la plataforma.

¿El poder necesita apostilla?

La contestación no lo exime. Lo aportamos notarial y apostillado.

¿Puedo usar el pasaporte en lugar del NIF M?

No. La AEAT indica que no es válido.

¿Qué antigüedad puede tener el certificado de existencia?

Expedido en los seis meses anteriores.

¿Necesito traductor jurado?

No para francés, inglés o italiano con declaración responsable; sí para otros idiomas.

Relacionado: NIF sin traductor jurado: documentos en inglés, francés o italiano

¿Lo tramitamos por usted?

IberTrust Global S.L. prepara y presenta las solicitudes de NIF M y NIF N para vendedores online de fuera de la UE, con la nota que cita este caso especial.

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O escriba a contact@ibertrust.info.

Fuente: contestación escrita de información de la AEAT obtenida por IberTrust (ref. 2026CTE81350003S, 28 oct 2026); Ley 39/2015, art. 15; Ley 58/2003, art. 87. Información general, no asesoramiento jurídico.